Inscriptions et dossiers
Centraliser les demandes, attribuer un statut et signaler les pièces manquantes jusqu’à la validation du dossier.
École privée · Administration · Maroc
Automatisez la gestion administrative de votre école privée.
Hattab Process aide les écoles privées à mieux suivre les inscriptions, dossiers, frais de scolarité, échéances, absences et échanges avec les parents — sans remplacer le logiciel scolaire ni automatiser les décisions pédagogiques.
CollecterContrôlerSuivreClôturer
Organisation scolaire
Quand l’information existe, mais reste dispersée.
La difficulté apparaît souvent entre le logiciel scolaire, Excel, WhatsApp, les formulaires et les tâches que l’administration doit penser à reprendre.
- Préinscriptions reçues par formulaire, WhatsApp, e-mail et papier sans vue commune
- Dossiers d’élèves incomplets contrôlés et relancés manuellement
- Échéanciers, paiements partiels et restes à payer suivis dans plusieurs fichiers
- Relances de frais de scolarité préparées une famille après l’autre
- Absences, demandes de parents et actions administratives difficiles à prioriser
- Tableaux de direction construits manuellement à partir de données dispersées
Automatisations utiles
Une administration plus fluide, avec les exceptions toujours visibles.
Chaque scénario est défini avec la direction et l’équipe administrative. Les communications et décisions sensibles peuvent rester soumises à validation.
Frais, échéances et impayés
Consolider les paiements, calculer les situations à vérifier et préparer des relances contrôlées selon les règles de l’école.
Absences et communication parents
Déclencher les informations utiles, centraliser les réponses et faire remonter les situations nécessitant une intervention humaine.
Pilotage administratif
Donner à la direction une vue actualisée des dossiers, échéances, exceptions et actions en attente.
Compléter, pas remplacer
Une couche d’automatisation autour de votre environnement scolaire.
Nous vérifions d’abord ce que vos outils savent déjà faire, puis nous ciblons uniquement les étapes encore manuelles, fragiles ou difficiles à suivre.
Logiciel scolaireExcel & fichiersFormulairesWhatsAppE-mailDocuments PDFExports comptablesTableau de direction
Notre méthode
Commencer par un seul parcours administratif clairement défini.
Observer
Cartographier le parcours réel, de la préinscription au suivi des paiements et des demandes parents.
Définir
Fixer les statuts, règles, responsables, validations et exceptions propres à l’établissement.
Connecter
Relier le logiciel scolaire, les fichiers, formulaires et canaux techniquement disponibles.
Tester
Vérifier les échéanciers, paiements partiels, messages, arrêts de relance et cas particuliers.
Déployer
Lancer un premier processus, accompagner l’équipe et mesurer le temps et les erreurs évités.
Questions fréquentes
Automatiser l’administratif en gardant le contrôle de l’école.
Demander un diagnostic →Faut-il remplacer notre logiciel de gestion scolaire ?
Non. Hattab Process analyse d’abord le logiciel et les outils déjà utilisés, puis automatise les étapes qui restent manuelles ou dispersées.
Peut-on suivre les frais de scolarité et les échéanciers ?
Oui. Les statuts, échéances, paiements partiels, restes à payer et cas à vérifier peuvent être regroupés dans une vue contrôlée par l’administration.
Les relances WhatsApp peuvent-elles être automatisées ?
Oui, lorsque l’environnement technique, les règles de l’école et les consentements applicables le permettent. Les messages, délais et conditions d’arrêt sont validés avant l’envoi.
Pouvez-vous gérer les dossiers d’inscription incomplets ?
Oui. Une checklist peut identifier les pièces reçues, signaler les documents manquants et préparer une relance sans perdre la validation de l’équipe.
Comment protégez-vous les données des élèves et des familles ?
Le périmètre, les accès, les données strictement nécessaires et leur conservation sont définis avec l’établissement. Les actions sensibles restent soumises à validation humaine.
Une démarche maîtrisée
Échanger pendant 20 minutesCommencer par un processus clairement défini.
Nous étudions votre fonctionnement actuel avant de proposer un pilote limité et mesurable.